Mevrouw De Vries heeft bij de gemeente een vuilniscontainer aangevraagd. De gemeente vertelt haar in een brief dat de aanvraag in behandeling is genomen, dat de container zal worden bezorgd en wanneer dat zal gebeuren. Ook staat er extra informatie in de brief over aansprakelijkheid voor schade en over de contactgegevens. Is deze brief direct duidelijk?

Onderwerp: levering container

Geachte mevrouw De Vries,

Via de gemeentelijke website of telefonisch bij het gemeentelijk contact Centrum heeft u een aanvraag ingediend om een kliko te ontvangen.

Bij deze deel ik u mede, dat in de week van 24 juni 2013 tussen 16:00 en 21:00 uur, een medewerker van de NV MS bij u langs komt, om de aangevraagde kliko bij u af te leveren.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling Logistiek, telefonisch bereikbaar tussen 8:30 uur en 15:30 uur via telefoonnummer <<nummer>>.

Tevens deel ik u mede dat de NV MS niet aansprakelijk is voor schade aan personen of goederen ontstaan door gebruik.

Vertrouwende u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,
de Milieuservice

PS De ondertekening van deze brief is automatisch gegenereerd is en derhalve niet persoonlijk.

Op sommige punten uit de checklist voor direct duidelijk schrijven scoort deze brief goed:

  • De lezer wordt direct aangesproken (met u).
  • De brief heeft een logische opbouw.

Maar op verschillende punten is verbetering mogelijk:

  • Er staan te ambtelijke woorden en formuleringen in, zoals ‘bij deze deel ik u mede’, ‘tevens’, ‘vertrouwende u hiermede …’ en ‘hoogachtend’.
  • De voorgeschiedenis (hoe de aanvraag is gebeurd) is niet van belang.
  • Er worden twee verschillende woorden gebruikt voor één begrip: container en kliko. Het woord kliko is minder algemeen in gebruik, en daarom niet zo geschikt. Daarnaast is het nuttig om specifieker te melden om welk type container het gaat: voor restafval, papier, plastic of groente, fruit- en tuinafval?
  • De afkorting NV MS is niet toegelicht, terwijl het geen algemeen bekende afkorting is. Dat het gaat om de Milieuservice van de gemeente, wordt nu niet duidelijk. Een omschrijving met de uitgeschreven naam ‘Milieuservice’ is beter.
  • De indicatie van de bezorgtijd is precies omschreven, maar is erg ruim. Het is voor mevrouw De Vries nuttig om te weten of ze thuis moet zijn om de container in ontvangst te nemen.
  • De zin over aansprakelijkheid bij schade is zo algemeen geformuleerd dat niet duidelijk is waarom hij in de brief staat. Het zou beter zijn om de mededeling toe te spitsen op de container van mevrouw De Vries. Maar eigenlijk kan de zin het best weg: hij past niet bij de kernboodschap (de bezorging van de container).

Onderwerp: bezorging van uw container

Geachte mevrouw De Vries,

Een tijdje terug heeft u een grijze huisvuilcontainer aangevraagd.

Deze container wordt in de week van <<datum>> bij u thuis bezorgd. Een van onze medewerkers zal de container tussen 16.00 uur en 21.00 uur voor uw voordeur zetten. U hoeft hiervoor niet thuis te blijven.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling logistiek van de Milieuservice, telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.30 uur en 15.30 uur via telefoonnummer <<nummer>>.

Met vriendelijke groet,

de Milieuservice

PS Deze brief is niet ondertekend omdat hij automatisch door een computer is opgesteld.